امارگیر حرفه ای سایت

امارگیر حرفه ای وبلاگ و سایت


 

سیستم مدیریت بهداشت، ایمنی و محیط زیست ( HSE-MS)

این وبلاگ تلاش می کند به نشر و ارائه مطالب علمی و کاربردی در زمینه سیستم مدیریت HSE و همچنین آخرین اخبار مرتبط بپردازد.

ممیزی سیستم مدیریت بهداشت ایمنی و محیط زیست (قسمت آخر)
ساعت ۱٠:٥٦ ‎ب.ظ روز چهارشنبه ۱٠ اسفند ۱۳٩٠  کلمات کلیدی:

مراحل اجرایی برنامه ممیزی

اجرای برنامه ممیزی بایستی موارد زیر را شامل گردد:

گام اول: تعیین امکان پذیری انجام ممیزی

امکان پذیری ممیزی بایستی با در نظر گرفتن عواملی نظیر در دسترس بودن موارد زیر تعیین شود:

-        اطلاعات کافی و مناسب برای طرح ممیزی

-        همکاری مناسب از طرف ممیزی شونده

-        زمان و منابع کافی

 گام دوم: انتخاب تیم ممیزی مناسب و تعیین نقش ها و مسئولیت آنها

پس از اینکه امکان پذیری انجام ممیزی به اثبات رسید بایستی یک تیم ممیزی با در نظر گرفتن صلاحیتهای لازم برای تحقق اهداف ممیزی تشکیل شود. در تعیین اندازه و ترکیب تیم ممیزی نکات زیر بایستی مورد توجه قرار گیرد:

-        اهداف، دامنه کاربرد، معیارها و زمان تخمین زده شده برای انجام ممیزی.

-        اینکه ممیزی به صورت ترکیبی یا مشترک انجام شود.

-    صلاحیت مورد نیاز تیم ممیزی برای تحقق اهداف ممیزی به طوریکه اعضای تیم ممیزی به گونه ای انتخاب گردند که کلیه دانش و مهارت های لازم در سه حوزه بهداشت صنعتی، ایمنی و محیط زیست در تیم ممیزی وجود داشته باشد.

-        توانایی اعضای تیم ممیزی در برخورد با ممیزی شونده و در همکاری با یکدیگر

 بقیه مطلب را در ادامه بخوانید-نظر یادتون نره.


گام سوم: برقراری تماس اولیه با ممیزی شونده

تماس اولیه با ممیزی شونده می تواند به صورت رسمی یا غیر رسمی حاصل شود، ولی در هر حال این تماس بایستی توسط کسانی که مسئولیت مدیریت برنامه ممیزی را برعهده دارند و یا سر ممیز صورت پذیرد. هدف از این تماس اولیه عبارت است از:

-        ایجاد کانالهای ارتباطی با نماینده ممیزی شونده

-        فراهم آوردن اطلاعاتی در خصوص تنظیم زمان و ترکیب تیم ممیزی

-        درخواست دسترسی به مستندات و سوابق مورد نیاز

-        درخواست انجام هماهنگی های لازم برای ممیزی

 گام چهارم: طرح ریزی و تنظیم برنامه زمانبندی ممیزی

سرممیز بایستی طرح و برنامه زمانبندی ممیزی را به منظور به وجود آوردن مبنایی برای ایجاد توافق بین کارفرمای ممیزی، تیم ممیزی و ممیزی شونده و در مورد نحوه انجام ممیزی تهیه کند. این طرح بایستی زمانبندی و هماهنگی فعالیتهای ممیزی را تسهیل کند.  طرح ممیزی بایستی شامل موارد زیر باشد:

- اهداف ممیزی

- دامنه ممیزی

- مشخصات کارفرمای ممیزی، سازمان ممیزی شونده و تیم ممیزی

- معیارهای ممیزی

-برنامه زمانبندی ممیزین

 گام پنجم: تامین منابع لازم برای تیم های ممیزی

منابع لازم برای تیم های ممیزی عبارتند از:

الف. منابع مالی ضروری جهت تهیه، اجرا، مدیریت و بهبود فعالیت های ممیزی

ب. فرایندهای تامین شایستگی ممیزان، حفظ این شایستگی و بهبود عملکرد ممیزان

ج. مدت زمان مسافرت، اقامت و سایر نیازهای مرتبط با ممیزی

 گام ششم: ابلاغ طرح و برنامه ممیزی به ممیزی شونده

برنامه ممیزی باید بصورت رسمی و حداکثر دو هفته قبل به ممیزی شونده ابلاغ گردد.

 گام هفتم: کنترل سوابق مرتبط به فعالیتهای ممیزی

در این گام  مدارک سیستم مدیریت مربوطه از جمله سوابق و تعیین کفایت آنها با توجه به معیارهای ممیزی مورد بررسی قرار می گیرد.

  گام هشتم: ممیزی در محل و اطمینان از انجام ممیزی بر طبق برنامه ممیزی

 1- تخصیص کار به تیم ممیزی

سرممیز با مشورت با تیم ممیزی، بایستی مسئولیت ممیزی فرایندها، حیطه های سازمانی، محل ها، نواحی یا فعالیت های مشخصی را به هر یک از اعضای تیم تخصیص دهد. ممکن است با پیشرفت ممیزی کارهای تخصیص داده شده به افراد به منظور اطمینان از تحقق اهداف ممیزی تغییر کنند.

2-  تهیه و آماده سازی مستندات کاری

اعضای تیم ممیزی بایستی اطلاعات مرتبط با قسمت هایی از ممیزی که به آنها واگذار گردیده است را مورد بازنگری قرار داده و مستندات کاری لازم  نظیر چک لیستها، طرح های نمونه گیری ممیزی، فرم های ثبت اطلاعات، شواهد، یافته ها و سوابق جلسات  را به عنوان مرجع و برای ثبت روند ممیزی تهیه و آماده کنند.

3- برگزاری جلسه افتتاحیه

جلسه افتتاحیه ممیزی بایستی با حضور مدیریت ارشد یا نماینده تام الاختیار سازمان ممیزی شونده و در صورت نیاز افراد مسئول حیطه ها یا فرایندهایی که قرار است ممیزی شوند، برگزار شود. این جلسه بایستی رسمی بوده و سوابق حضور افراد در آن نگهداری شود. جلسه بایستی توسط سرممیز هدایت شود.

هدف از برگزاری جلسه افتتاحیه عبارت است از :

- معرفی شرکت کنندگان

- تائید طرح ممیزی شامل تائید جدول ساعات کار ممیزی و دیگر هماهنگی های مرتبط با ممیزی شونده

- ارائه خلاصه ای از این که فعالیت های ممیزی چگونه انجام خواهد شد.

- تائید کانالهای ارتباطی

- تائید اینکه منابع و تسهیلات لازم برای تیم ممیزی در دسترس باشد.

- فراهم آوردن فرصتی برای ممیزی شونده برای مطرح کردن سوالات

4-  ارتباطات در طول ممیزی

اعضای تیم ممیزی به منظور تبادل اطلاعات، ارزیابی میزان پیشرفت ممیزی و تخصیص مجددکار بین اعضای تیم ممیزی در موارد مقتضی بایستی در دوره های زمانی خاصی با یکدیگر تشکیل جلسه دهند.

ضمناً در صورتی که شواهد ممیزی دال بر این امر باشد که اهداف ممیزی قابل دستیابی نیستند سر ممیز بایستی دلایل را به اطلاع کارفرمای ممیزی و ممیزی شونده برساند تا اقدامات مناسب شامل تائید مجدد یا اصلاح طرح ممیزی، تغییر در اهداف یا دامنه کاربرد ممیزی یا خاتمه ممیزی باشند.

5-  جمع آوری و تصدیق اطلاعات از طریق بررسی مستندات و سوابق، مصاحبه و مشاهده

6-  ایجاد یافته های ممیزی

7- آماده کردن نتایج ممیزی

8-  برگزاری جلسه اختتامیه

جلسه اختتامیه ممیزی که توسط سرممیز هدایت می شود بایستی به منظور ارائه یافته ها و نتایج ممیزی به نحوی که توسط ممیزی شونده به طور کامل درک و تصدیق شوند و در موارد مقتضی حصول توافق با ممیزی شونده در مورد بازه زمانی ارائه برنامه اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه تشکیل گردد. سرممیز بایستی ممیزی شونده را از موقعیت هایی که در طول ممیزی با آن مواجه شده اند و ممکن است میزان اطمینان از نتایج ممیزی را کاهش دهند مطلع نماید. هرگونه اختلاف نظری بین تیم ممیزی و ممیزی شونده در مورد یافته ها و نتایج ممیزی مورد بحث قرار گرفته و در صورت امکان جل و فصل شوند در غیر اینصورت کلیه نقطه نظرات باید ثبت شوند. در پایان پیشنهادهای بهبود بایستی ارائه شوند. این جلسه بایستی رسمی بوده و صورت جلسات بایستی نگهداری شود.

 گام نهم:  تنظیم، تائید و تصویب گزارش های ممیزی

سرممیز بایستی مسئولیت تهیه محتوای گزارش ممیزی را مطابق با چارچوب طراحی شده برعهده داشته باشد. گزارش ممیزی باید در دوره زمانی پیش بینی شده (10روز کاری بعد از انجام ممیزی) تهیه شود.

گزارش تهیه شده باید توسط معاونین سه گانه اداره کل HSE وزارت نفت تائید و توسط مدیر کل محترم اداره مزبور تصویب گردد.

 گام دهم:  توزیع گزارش های ممیزی به کارفرمای ممیزی و سایر طرف های مشخص شده

در این گام گزارشات ممیزی تنظیم شده طبق دستورالعمل موجود به طرف های ذینفع توزیع می گردد.

 گام یازدهم: حفظ سوابق برنامه ممیزی

سوابق حاصله بایستی جهت اثبات اجرای برنامه ممیزی نگهداری شود و بایستی شامل موارد زیر باشد:

- گزارشات ممیزی

-گزارشات اقدامات اصلاحی پیشگیرانه

- گزارش های ممیزی پیگیرانه بعدی برحسب ضرورت

 گام دوازدهم: اطمینان از ممیزی های پیگیرانه بعدی در صورت نیاز

در موارد مقتضی نتایج ممیزی ممکن است نشان دهنده نیاز به انجام اقدامات اصلاحی، پیشگیرانه یا بهبود باشد در این صورت چنین اقداماتی معمولاً توسط ممیزی شونده در یک بازه زمانی مورد توافق انجام شده و ممیزی شونده بایستی کارفرمای ممیزی را از وضعیت چنین اقداماتی مطلع سازد.

 گام سیزدهم:  پایش عملکرد و اثر بخشی ممیزی

اجرای برنامه ممیزی بایستی تحت پایش قرار بگیرد و در فواصل زمانی مناسب مورد بازنگری قرار گرفته و در این مورد که آیا اهداف برآورده شده اند یا خیر ارزیابی صورت گیرد و فرصت های بهبود نیز شناسایی گردد.

شاخص های عملکردی بایستی جهت پایش مشخصات مورد استفاده قرار گیرد از قبیل:

-        قابلیت تیم های ممیزی جهت به اجرا در آوردن طرح های ممیزی

-        انطباق با برنامه ممیزی و زمانبندی های انجام گرفته

-        بازخور از کارفرمایان ممیزی، ممیزی شوندگان و ممیزان

 گام چهاردهم: گزارش دهی به مدیریت رده بالا در مورد دستاوردهای کلی برنامه ممیزی

پس از پایش ممیزی های انجام گرفته دستاوردهای کلی برنامه ممیزی طی یک گزارش رسمی به مدیریت رده بالا ارائه می گردد.


 

امارگیر حرفه ای سایت

امارگیر حرفه ای وبلاگ و سایت

 
 
 
--- عباس زراءنژاد-hse page contents